Mặc dù bạn có thể sao chép và dán dữ liệu từ một tệp Excel sang tệp Excel khác, bạn cũng có thể tạo liên kết giữa hai tệp hoặc sổ làm việc. Khi bạn tạo liên kết giữa các tệp, dữ liệu đã sao chép sẽ cập nhật khi dữ liệu gốc thay đổi. Cũng có thể tạo liên kết giữa biểu đồ trong sổ làm việc Excel và tệp Microsoft Word hoặc trang chiếu PowerPoint.
chú thích: Thông tin trong bài viết này áp dụng cho các phiên bản Excel 2019, 2016, 2013, 2010 và Excel dành cho Mac.
Dán liên kết giữa tệp Excel và tệp Word
Trong hình ảnh ví dụ, dữ liệu từ tệp Excel đã được liên kết với tài liệu Word. Dữ liệu được dán vào tài liệu dưới dạng bảng. Bảng sau đó có thể được định dạng bằng các tính năng định dạng của Word.
Liên kết này được tạo bằng tùy chọn Dán liên kết. Đối với các hoạt động liên kết dán, tệp chứa dữ liệu gốc được gọi là tập tin nguồn và tệp hoặc sổ làm việc thứ hai chứa công thức liên kết là tệp đích .
Liên kết các ô đơn trong Excel với công thức
Liên kết cũng có thể được tạo giữa các ô riêng lẻ trong sổ làm việc Excel riêng biệt bằng cách sử dụng công thức. Phương pháp này có thể được sử dụng để tạo liên kết trực tiếp cho công thức hoặc dữ liệu, nhưng nó chỉ hoạt động cho các ô đơn lẻ.
- Chọn ô trong sổ làm việc đích nơi bạn muốn dữ liệu hiển thị.
- Nhấn dấu bằng ( = ) trên bàn phím để bắt đầu công thức.
- Chuyển sang sổ làm việc nguồn và chọn ô chứa dữ liệu được liên kết.
- Nhấn nút Đi vào Chìa khóa. Excel chuyển trở lại tệp đích. Dữ liệu được liên kết hiển thị trong ô đã chọn.
- Chọn dữ liệu được liên kết để hiển thị công thức liên kết trong thanh công thức phía trên trang tính.
Dán tùy chọn liên kết trong Word và Excel
Khi dán liên kết cho dữ liệu, Word cho phép bạn chọn có định dạng dữ liệu được liên kết hay không bằng cách sử dụng cài đặt hiện tại cho tệp nguồn hoặc đích. Excel không cung cấp các tùy chọn này. Excel sẽ tự động áp dụng cài đặt định dạng hiện tại trong tệp đích.
Liên kết dữ liệu giữa Word và Excel
Để liên kết dữ liệu giữa Word và Excel:
- Mở sổ làm việc Excel chứa dữ liệu được liên kết (tệp nguồn).
- Mở tệp đích. Đây có thể là sổ làm việc Excel hoặc tài liệu Word.
- Trong tệp nguồn, đánh dấu dữ liệu cần sao chép.
- Trong tệp nguồn, chọn Nhà > Sao chép. Dữ liệu được chọn được bao quanh bởi một đường chấm chấm.
- Trong tệp đích, chọn vị trí nơi dữ liệu được liên kết sẽ được hiển thị. Trong Excel, chọn ô sẽ ở góc trên bên trái của dữ liệu được dán.
- Từ tab Trang chủ, chọn Dán mũi tên xuống để mở menu thả xuống Tùy chọn dán.
- Chọn một Liên kết Tùy chọn. Dữ liệu được liên kết xuất hiện trong tệp đích.
Nếu cả hai tệp được mở khi dữ liệu được cập nhật trong tệp nguồn, tệp đích sẽ cập nhật ngay lập tức.
Nếu tệp đích được đóng khi dữ liệu nguồn được thay đổi, dữ liệu trong ô đích sẽ cập nhật vào lần mở tệp tiếp theo.
Nếu tệp nguồn được đóng khi tệp đích được mở, một hộp cảnh báo có thể mở để cho biết tài liệu chứa các liên kết đến các tệp bên ngoài. Bạn sẽ được yêu cầu Cập nhật hoặc là Không cập nhật các liên kết.
Xem công thức liên kết trong Excel
Công thức liên kết hiển thị khác nhau trong các phiên bản Excel cũ hơn:
- Trong Excel 2010 và các phiên bản sau của chương trình, nếu bạn chọn dữ liệu được liên kết trong tệp đích, một công thức như = Book1 Sheet1! A1 xuất hiện trong thanh công thức phía trên trang tính.
- Trong Excel 2007, công thức liên kết được hiển thị dưới dạng = Excel.Sheet.12 trong thanh công thức.
Trong công thức năm 2007, tham chiếu ô tuyệt đối được viết theo kiểu R1C1, viết tắt của hàng 1 cột 1 và tương đương với kiểu tham chiếu ô chung hơn SAS1.
Trong cả hai công thức, Cuốn sách 1 cho biết tên của tệp nguồn.
Xem thông tin liên kết trong Microsoft Word
Để xem thông tin về dữ liệu được liên kết (chẳng hạn như tệp nguồn, dữ liệu được liên kết và phương thức cập nhật) trong Word:
- Nhấp chuột phải vào dữ liệu được liên kết để mở menu ngữ cảnh.
- Lựa chọn Đối tượng bảng tính được liên kết > Liên kết để mở hộp thoại Liên kết.
- Nếu có nhiều liên kết trong tài liệu hiện tại, tất cả các liên kết được liệt kê trong cửa sổ ở đầu hộp thoại. Chọn một liên kết để hiển thị thông tin về liên kết đó bên dưới cửa sổ.
Dán liên kết giữa biểu đồ trong Excel và PowerPoint
Biểu đồ liên kết có liên kết dán trong PowerPoint và Word
Ngoài việc tạo liên kết cho dữ liệu văn bản hoặc công thức, bạn cũng có thể sử dụng Liên kết dán để kết nối biểu đồ trong một sổ làm việc Excel với một bản sao trong sổ làm việc thứ hai. Bạn cũng có thể sử dụng phương pháp này để liên kết biểu đồ Excel với tệp PowerPoint hoặc Word.
Sau khi được liên kết, các thay đổi đối với dữ liệu trong tệp nguồn được phản ánh trong cả biểu đồ gốc và bản sao nằm trong tệp đích.
Chọn Định dạng nguồn hoặc đích
Khi dán liên kết giữa các biểu đồ, PowerPoint, Word và Excel cho phép bạn chọn có định dạng biểu đồ được liên kết hay không bằng cách sử dụng chủ đề định dạng hiện tại cho tệp nguồn hoặc đích.
Biểu đồ liên kết trong Excel và PowerPoint
Hình ảnh ví dụ đi kèm hiển thị liên kết giữa biểu đồ trong sổ làm việc Excel (tệp nguồn) và trang chiếu trong bản trình bày PowerPoint (tệp đích).
- Mở sổ làm việc chứa biểu đồ cần sao chép.
- Mở tệp trình bày đích.
- Trong sổ làm việc Excel, chọn biểu đồ.
- Trong Excel, chọn Nhà > Sao chép.
- Trong PowerPoint, chọn trang chiếu nơi biểu đồ được liên kết sẽ được hiển thị.
- Trong PowerPoint, chọn Dán mũi tên xuống để mở danh sách thả xuống.
- Chọn một trong hai Sử dụng chủ đề đích hoặc là Giữ định dạng nguồn để dán biểu đồ được liên kết vào PowerPoint.
Nếu hai tệp chứa các biểu đồ được liên kết đều mở, các thay đổi đối với cập nhật dữ liệu nguồn ngay lập tức trong cả hai biểu đồ.
Khi mở bản trình bày PowerPoint có chứa dữ liệu được liên kết, một hộp cảnh báo có thể mở để cho biết mối quan tâm về bảo mật tiềm ẩn. Bạn sẽ được hỏi có muốn cập nhật dữ liệu được liên kết hay không.
