Thỉnh thoảng, tôi sẽ nhận được một trong những email khiến tôi phải thốt lên: Mặt Huh? Hay Mặt tôi nhăn nhó vì biểu cảm bối rối và tôi không biết phải trả lời gì. Tôi có thể nói từ độ dài hoặc nội dung của email rằng cần có phản hồi, nhưng điều gì đó về thông điệp đã khiến ngay cả khi bắt đầu trả lời cũng là một vấn đề đau đầu.
Đối với những ngày mà bạn phải đối mặt với một câu hỏi hóc búa tương tự, đây là lời khuyên của tôi: Đừng tham gia vào email không nhạy cảm và thay vào đó hãy gửi lại cho tòa án của người khác.
Để giúp bạn giải quyết, tôi đã biên soạn các phản hồi được đề xuất của tôi cho bốn loại email khó hiểu nhất mà tôi nhận được.
1. Không hỏi
Loại email này là người phạm tội tồi tệ nhất. Thông thường khá dài, với rất nhiều chi tiết, email không hỏi lan man thường không có cấu trúc và không rõ ràng về những gì người gửi thực sự sau đó. Bạn đọc lại nó (sau đó đọc lại nó sau khi bạn uống cà phê) và nhận ra rằng đó không phải là bộ não mờ nhạt của bạn. Đây là một số giao tiếp mờ nhạt nghiêm trọng.
Phản hồi của bạn
3. Danh sách giặt ủi
Loại email này thường bao gồm một danh sách điên rồ về các gạch đầu dòng, các mục hành động, câu hỏi và bình luận, và sẽ cần rất nhiều thời gian không chỉ để vượt qua mà còn phải trả lời. Cách tiếp cận của bạn nên hơi khác nhau, tùy thuộc vào việc người gửi có thẩm quyền giao việc cho bạn hay không, nhưng dù bằng cách nào, hãy yêu cầu anh ấy hoặc cô ấy ưu tiên và phân chia công việc.
Phản hồi của bạn (nếu đó là người có thể chỉ định bạn làm việc)
Phản hồi của bạn (nếu đó là người không nên giao việc cho bạn)
4. Email lạnh lùng cho lời khuyên
Loại email này là loại bạn thường muốn trả lời, vì bạn muốn giúp đỡ những người khác đang yêu cầu giúp đỡ, nhưng một số người giỏi xin lời khuyên hơn những người khác. Khi một người lạ gửi email cho bạn yêu cầu một điều gì đó mơ hồ hoặc tệ hơn là trả lời nhiều câu hỏi hơn là đơn xin học đại học, hãy cân nhắc để anh ấy hoặc cô ấy điều chỉnh lại câu hỏi.
Phản hồi của bạn
Nói tóm lại, đừng khiến người khác không có khả năng truyền đạt nhu cầu của người đó rõ ràng hãy để nhiều công việc (hoặc căng thẳng) rơi vào đĩa của bạn. Với một chút khéo léo, bạn có thể chuyển gánh nặng hiểu biết và ưu tiên các email trở lại tòa án của người gửi, giảm thời gian trả lời và giúp bạn đỡ đau đầu trong quá trình này!
