Thuật ngữ phần mềm nhóm tham khảo một số loại môi trường làm việc cộng tác được hỗ trợ bởi máy tính. Với sự nhấn mạnh về khả năng tương tác và hoạt động tập thể trong cài đặt đa người dùng, phần mềm cộng tác hoạt động như một cổng mà từ đó người dùng tạo và cập nhật tài liệu được kiểm soát phiên bản, quản lý nội dung trực tuyến, chia sẻ nội dung như lịch và hộp thư đến. .
Trong một số trường hợp, phần mềm nhóm là một công cụ độc lập, giống như nền tảng OnlyOffice cho việc cộng tác tài liệu hoặc nền tảng Intuit Quick Base để quản lý dữ liệu. Trong các trường hợp khác, các phần mềm nhóm hoạt động giống như một hệ thống quản lý nội dung (như với WordPress) hoặc như một mạng nội bộ đầy đủ tính năng (như với SharePoint).
Thuật ngữ phần mềm nhóm bao gồm cả triển khai phần mềm rất rộng và rất cụ thể. Tuy nhiên, điều phổ biến đối với bất kỳ định nghĩa nào là nhiều người dùng cộng tác trong cùng một môi trường sử dụng cùng một công cụ và quy trình.
Lợi ích và tính năng của Groupware
Phần mềm nhóm cho phép cả nhân viên tại chỗ và các thành viên nhóm phân tán địa lý làm việc với nhau qua internet hoặc mạng nội bộ. Các ứng dụng phần mềm này thường cung cấp nhiều lợi ích:
- Xác thực và đăng nhập- các cách tiêu chuẩn để truy cập vào phần mềm nhóm, nhật ký của những người thực hiện những gì, hồ sơ đáp ứng các yêu cầu phát hiện pháp lý
- Giao tiếp-Các công cụ, nhóm thảo luận được nhóm, hộp thư riêng
- Công việc tương tác-Polls, chỉnh sửa tệp thời gian thực, quản lý tác vụ được chia sẻ
- Khả năng khám phá- lưu trữ tập trung các tệp và tài sản thông tin được hỗ trợ bởi một công cụ tìm kiếm mạnh mẽ
- Luồng công việc được điều phối-Quy trình quản lý bởi phần mềm nhóm xử lý các phê duyệt, đánh giá, hiệu đính, vv, cũng như hỗ trợ cho các quy trình quản lý dự án
- Quản lý kiến thức doanh nghiệp- wiki nội bộ, tài liệu tham chiếu được bảo vệ, dấu trang nhóm, kho lưu trữ mật khẩu được chia sẻ, lịch sử kiểm soát phiên bản
- Cam kết xã hội và quản lý danh tiếng-Các nhóm người dùng, huy hiệu hồ sơ, tùy chỉnh tiểu sử của người dùng, trò chơi qua cấp độ người dùng và các cuộc thi tương tác với người dùng
Nó không chỉ là nhân viên công ty lớn được hưởng lợi từ việc sử dụng phần mềm nhóm. Đối với các doanh nhân và dịch giả tự do, những công cụ này cho phép chia sẻ tệp dễ dàng, cộng tác và liên lạc qua các dự án với khách hàng ở xa, tất cả đều do sự thoải mái của văn phòng nhà.
Các giải pháp nhóm phần mềm khác nhau hỗ trợ các tính năng khác nhau. Hầu hết các môi trường phần mềm nhóm không cung cấp tất cả các tính năng được liệt kê ở trên, nhưng nhiều môi trường cung cấp một tập con trong các kết hợp khác nhau. Một thách thức trong việc lựa chọn giải pháp phần mềm nhóm phù hợp cho một nhu cầu kinh doanh nhất định nằm trong việc cân bằng các tính năng mà mỗi nền tảng tiềm năng có liên quan đến nhu cầu của tổ chức.
Ví dụ về phần mềm nhóm
Lotus Notes của IBM (hoặc Lotus Software trên trang web Lotus của IBM) là một trong những bộ phần mềm cộng tác sớm nhất và vẫn được sử dụng trong nhiều văn phòng hiện nay. Microsoft SharePoint là một giải pháp nhóm phần mềm lớn được thiết lập tốt trong các doanh nghiệp lớn.
Các bộ phần mềm nhóm toàn diện chính, ngoài các sản phẩm của IBM và Microsoft, bao gồm:
- G-Suite - nền tảng email, tài liệu và cộng tác xã hội của Google
- Zoho One - một bộ kinh doanh tập trung cho các công ty vừa và nhỏ
- Salesforce - một nền tảng cho quản lý quan hệ khách hàng
Ngoài ra, một hệ sinh thái hưng thịnh của phần mềm nhóm với các trường hợp sử dụng nhắm mục tiêu cung cấp sự linh hoạt để theo đuổi các giải pháp tốt nhất để sử dụng, hoặc thay vào đó, một bộ phần mềm nhóm toàn diện đắt tiền hơn:
- Basecamp, một công cụ quản lý dự án được trả tiền phổ biến
- Trò chuyện nhóm, cung cấp tài khoản miễn phí nhưng có giới hạn và tài khoản trả phí
- Xero, cung cấp một hệ thống kế toán trực tuyến hoàn chỉnh trên đám mây
- WordPress, một nền tảng miễn phí cho nội dung dựa trên web
