Mọi người đều biết rằng điều quan trọng là phải đọc các tài liệu ở giữa quá trình tìm kiếm việc làm, cũng như trong giao tiếp tại nơi làm việc. Và đó có vẻ là một nhiệm vụ khá dễ dàng; Rốt cuộc, bạn chỉ đang viết cho bạn một lần nữa, phải không?
Vâng, không hoàn toàn. Để được thực hiện tốt, việc đọc lại mất nhiều thời gian và công sức hơn một lần đọc nhanh cuối cùng.
Trong thực tế, chính tả và ngữ pháp cơ bản chỉ là sự khởi đầu. Dưới đây, tôi đã sử dụng chuyên môn biên tập của mình để xem qua tất cả những điều bạn thực sự cần kiểm tra khi chứng minh (hầu hết mọi người đều quên). Sử dụng nó như một danh sách kiểm tra vào lần tới khi bạn xem qua các tài liệu hoặc email trước khi nhấn vào Gửi.
1. Chính tả và ngữ pháp cơ bản
Này, tôi đã nói đó là sự khởi đầu. Có vẻ đơn giản, nhưng những lỗi chính tả và ngữ pháp nhỏ có thể làm mờ đi ấn tượng của bất cứ thứ gì bạn gửi. Vì vậy, hãy bắt đầu bằng cách cẩn thận đảm bảo rằng bạn đã đặt dấu chấm vào vị trí của chúng, bạn đã sử dụng phiên bản chính xác của các từ thường bị nhầm lẫn và bạn đã vô tình viết sai chính tả một cái gì đó mà kiểm tra chính tả không nhận ra.
Mẹo chuyên nghiệp: Không chắc chắn về một quy tắc ngữ pháp? Kiểm tra Grammar Book hoặc Grammarly để được giúp đỡ. Hoặc, nếu nó khó hiểu đến mức bạn phải tìm kiếm nó, có thể đáng để đơn giản hóa câu để loại bỏ hoàn toàn vấn đề.
2. Danh từ riêng
Đây là điều mà mọi người thường quên khi họ đang xem chính tả trong công việc của họ: Hãy xem các danh từ thích hợp để đảm bảo rằng họ viết đúng chính tả. Nếu một giám đốc điều hành có một tên dài và phức tạp (hoặc thậm chí một tên có thể được đánh vần theo nhiều cách, như Smith hoặc Smyth), hãy tìm kiếm nhanh trên Google hoặc trong thư mục nhân viên để đảm bảo bạn đã viết đúng chính tả. Làm điều tương tự cho tên công ty, chức danh công việc và địa điểm.
Mẹo nhỏ: Trong khi bạn đang ở đó, hãy kiểm tra xem liệu các công ty có tuân theo các quy tắc sử dụng kỳ lạ cho tên của họ không, như tất cả các chữ cái thường hoặc một số từ được kết hợp mà không có dấu cách. bạn đang gửi email cho ai đó từ công ty đó. Một ví dụ tuyệt vời về điều này là onefinestay, không có chữ in hoa và ghép ba từ lại thành một.
3. Thì động từ
Các thì của động từ gây khó chịu vì, rất nhiều lần, có một sự khác biệt lớn giữa cách mọi người nói và viết và cách ngữ pháp phù hợp mà bạn nên nói và viết. Đọc lại câu của bạn một lần nữa để đảm bảo bạn không trộn lẫn các thì của động từ hoặc sử dụng nhiều thì trong cùng một câu (điều này thường xảy ra trong các câu mà bạn liệt kê ra nhiều hành động).
Mẹo nhỏ: OWL tại Purdue có một bảng cheat động từ tiện dụng-dandy tiện dụng để bạn có thể thấy các thì của động từ khác nhau liên quan đến nhau như thế nào.
4. Cấu trúc câu
Hãy nhìn vào độ dài của câu của bạn. Bạn có nhận thấy rất nhiều dấu phẩy, dấu chấm phẩy và liên từ không? Một số câu của bạn có thể là phần chạy, vì vậy hãy xem liệu bạn có thể dọn sạch chúng bằng cách làm cho chúng ngắn hơn không. Hãy nhớ rằng: Đôi khi tốt hơn là phá vỡ mọi thứ và biết mọi thứ có thể đọc được hơn là cố gắng hết sức để gây ấn tượng và cuối cùng gây nhầm lẫn cho người đọc của bạn.
Mẹo chuyên nghiệp : Rất nhiều chuyên gia có xu hướng sử dụng quá nhiều dấu chấm phẩy (có tội như tính phí). Để viết rõ hơn, hãy thử loại bỏ một vài trong số chúng và tạo ra các câu độc lập.
5. Định dạng
Điều này có thể đặc biệt quan trọng nếu bạn đang gửi sơ yếu lý lịch hoặc thư xin việc. Nhìn vào tài liệu của bạn một cách tổng thể (hoặc có người khác làm điều đó) và phê bình xem nó trông như thế nào. Là lề quá rộng? Là phông chữ quá nhỏ hoặc khó đọc? Bạn có thể sử dụng văn bản in đậm để làm cho mọi thứ dễ dàng hơn để đọc lướt? Bạn muốn tác phẩm bạn đang gửi trông giống như âm thanh của nó.
Mẹo chuyên nghiệp: Một quy tắc chung tôi muốn tuân theo là không bao giờ sử dụng nhiều hơn hai thủ thuật định dạng (in đậm, in nghiêng, gạch chân, lề vui nhộn, phông chữ nhỏ) trong cùng một tài liệu. Nói về in đậm, in nghiêng và gạch chân, không bao giờ sử dụng nhiều hơn một lần. Làm mờ và gạch chân một cái gì đó trong tài liệu không làm cho nó trông quan trọng hơn; nó làm bạn trông thật điên rồ
6. Tính nhất quán
Đảm bảo rằng văn bản của bạn nhất quán xuyên suốt, đặc biệt nếu bạn đang sử dụng số, ký hiệu hoặc co thắt. Chẳng hạn, bạn có nói đồng nghiệp của người Hồi giáo là người đồng tính và người đồng tính của bạn trong công việc của bạn không? Quyết định xem bạn muốn sử dụng cái nào. Bạn có đang sử dụng các %% hay một phần trăm khác để nói về số liệu thống kê trong hồ sơ của bạn không? Không có gì sai, nhưng điều quan trọng là chọn một và sử dụng nó một cách nhất quán xuyên suốt.
Mẹo nhỏ: Nếu bạn đang mệt mỏi khi đưa ra quyết định từ việc đưa ra tất cả những lựa chọn nhỏ bé này trên tính nhất quán, chỉ cần tuân theo các quy tắc của phong cách AP được sử dụng bởi hầu hết các nhà báo.
7. Thành ngữ
Nếu bạn đang sử dụng số liệu về lời nói, hãy đảm bảo rằng bạn thực sự đã sử dụng chúng một cách chính xác. Ví dụ, mọi người thường trộn lẫn với nhau một lần trong một thời gian, và một lần, thì cũng như không thể quan tâm đến ít hơn một chút và những người khác có thể quan tâm ít hơn. chắc chắn họ là A-OK.
Mẹo chuyên nghiệp: Nếu bạn đi theo lộ trình của Google, tôi khuyên bạn nên xem xét nhiều nguồn (ít nhất bốn hoặc năm) để đảm bảo mọi người đều đồng ý về thành ngữ này là gì. Tôi đã từng googled một con số của bài phát biểu, và hóa ra kết quả tìm kiếm đầu tiên trên thành ngữ cụ thể đó là hoàn toàn sai.
8. Lưu lượng tổng thể
Đặc biệt là sau khi bạn đã chỉnh sửa và điều chỉnh công việc của mình, thật dễ dàng để nó bắt đầu nghe có vẻ rời rạc hoặc không mạch lạc. Vì vậy, một khi bạn đã thực hiện một lần đọc lại, hãy đảm bảo rằng tất cả đều chảy cùng nhau một cách hợp lý, với các chuyển tiếp dễ thực hiện.
Mẹo nhỏ: Hãy thử đọc tác phẩm của bạn từ từ thành tiếng để nhận thấy bất kỳ vấn đề nào với cách viết của bạn. Nếu bạn cảm thấy thoải mái khi làm như vậy, hãy xem nếu bạn cũng có thể đọc to nó cho người khác. Rất nhiều lần, những người khác tiếp thu những vấn đề nhỏ mà bạn cho là ổn nhưng lại đọc khác với những người khác.
Hiệu đính không chỉ là tìm lỗi; đó là về việc đảm bảo tất cả các con vịt của bạn liên tiếp và những thứ nhỏ bé đó khớp với nhau.
Dòng dưới cùng? Hãy là một bậc thầy chi tiết.
