Tùy chọn xác thực dữ liệu của Excel có thể được sử dụng để kiểm soát loại và giá trị của dữ liệu được nhập vào các ô cụ thể trong một trang tính. Các mức kiểm soát khác nhau có thể áp dụng cho các ô liên quan đến:
- Hiển thị thông báo nhắc khi một ô có chứa các hạn chế xác thực dữ liệu được nhấp vào nhưng không có giới hạn dữ liệu trên chính ô đó.
- Hạn chế loại và phạm vi dữ liệu có thể được nhập vào một ô.
- Sử dụng công thức nằm ở một vị trí khác để xác định xem dữ liệu được nhập vào ô có hợp lệ hay không.
Hướng dẫn này bao gồm tùy chọn thứ hai hạn chế loại và phạm vi dữ liệu có thể được nhập vào một ô trong trang tính Excel.
01/03Xác thực dữ liệu trong Excel
Ngoài việc đặt các hạn chế về dữ liệu có thể được nhập vào một ô, thông báo Lỗi Cảnh báo có thể được hiển thị giải thích các hạn chế khi nhập dữ liệu không hợp lệ.
Có ba loại cảnh báo lỗi có thể được hiển thị và loại được chọn sẽ ảnh hưởng đến mức độ nghiêm ngặt của các hạn chế được thực thi:
- Dừng lại - ngăn chặn việc nhập dữ liệu không hợp lệ
- Cảnh báo - cảnh báo rằng dữ liệu không hợp lệ đã được nhập vào một ô có tùy chọn ghi đè các hạn chế
- Thông tin - thông báo cho người dùng rằng dữ liệu không hợp lệ đã được nhập vào một ô nhưng không ngăn được mục nhập của nó
Ngoại lệ cảnh báo lỗi
Cảnh báo lỗi chỉ được hiển thị khi dữ liệu được nhập vào một ô; chúng không xuất hiện nếu một trong các phương thức nhập dữ liệu sau được sử dụng:
- Nhập dữ liệu qua trình xử lý điền để thêm dữ liệu không hợp lệ
- Nhập dữ liệu qua công thức tính toán kết quả không hợp lệ
- Nhập dữ liệu qua macro nhập dữ liệu không hợp lệ vào ô
Ngăn chặn nhập dữ liệu không hợp lệ
Bốn hướng dẫn này, chúng tôi sẽ tạo ví dụ xác thực dữ liệu đáp ứng các tiêu chí sau:
- Đặt tùy chọn xác thực dữ liệu chỉ cho phép toàn bộ số có giá trị ít hơn 5 được nhập vào ô D1.
- Nếu dữ liệu không hợp lệ được nhập vào ô, Dừng lại cảnh báo lỗi sẽ được hiển thị.
Mở hộp thoại xác thực dữ liệu
Tất cả các tùy chọn xác thực dữ liệu trong Excel được đặt bằng hộp thoại xác thực dữ liệu.
- Bấm vào ô D1 - vị trí xác thực dữ liệu sẽ được áp dụng.
- Nhấp vào Dữ liệu chuyển hướng.
- Chọn Xác nhận dữ liệutừ ruy băng để mở hộp thoại.
- Nhấp vào Cài đặt chuyển hướng.
- Ở dưới cáiCho phép: tùy chọn chọnSố nguyên từ danh sách.
- Ở dưới cáiDữ liệu: tùy chọn chọnít hơn từ danh sách.
- bên trongTối đa: dòng loại số 5.
Tab thông báo lỗi
Các bước này chỉ định loại cảnh báo lỗi sẽ được hiển thị và thông báo lỗi chứa khi người dùng cố thêm dữ liệu không hợp lệ vào ô.
- Bấm vàoThông báo lỗi chuyển hướng.
- Hãy đảm bảo rằng Hiển thị cảnh báo lỗi sau khi nhập dữ liệu không hợp lệ hộp được chọn.
- Ở dưới cáiPhong cách : tùy chọn chọnDừng lại từ danh sách.
- bên trongChức vụ: loại đườngGiá trị dữ liệu không hợp lệ.
- bên trongThông báo lỗi: loại đườngChỉ những số có giá trị nhỏ hơn 5 được phép trong ô này.
- Nhấp chuột được để đóng hộp thoại và quay lại trang tính
Kiểm tra xác thực dữ liệu
Làm theo các bước sau để đảm bảo rằng xác thực dữ liệu cho ô D1 hoạt động như bình thường - để hạn chế nhập số có giá trị lớn hơn 5:
- Bấm vào ô D1.
- Nhập số9 trong ô D1.
- Nhấn nút Đi vào trên bàn phím.
- CácDừng lại hộp thông báo cảnh báo lỗi sẽ xuất hiện trên màn hình vì số này lớn hơn giá trị tối đa được đặt trong hộp thoại.
- Nhấp vàoThử lại trên hộp thông báo cảnh báo lỗi.
- Nhập số2 trong ô D1.
- Nhấn nút Đi vào trên bàn phím.
- Dữ liệu phải được chấp nhận trong ô vì nó nhỏ hơn giá trị tối đa được đặt trong hộp thoại.
