LinkedIn đã công bố một cuộc khảo sát vào năm ngoái cho thấy rằng các danh sách việc cần làm chuyên nghiệp của chúng tôi đang rất cần sự thay đổi. Hóa ra, chúng ta không giỏi lắm trong việc thực hiện những điều mà chúng ta cần phải làm. Trên thực tế, gần 90% chuyên gia thừa nhận họ không thể hoàn thành tất cả các nhiệm vụ trong danh sách việc cần làm vào cuối ngày làm việc trung bình.
Vì vậy, nếu bạn phát ốm vì phải giải quyết vấn đề tương tự mỗi ngày, đã đến lúc thay đổi điều đó. Dưới đây là năm thủ thuật để tăng năng suất của bạn và giúp bản thân thực sự làm cho nó thông qua danh sách của bạn.
1. Giữ một danh sách việc cần làm duy nhất cho công việc
Hãy trung thực: Nếu bạn muốn có một cái nhìn đầy đủ về mọi thứ bạn phải làm cho công việc ngay bây giờ, rất có thể bạn không thể tìm thấy tất cả trong một danh sách. Thay vào đó, bạn có một vài bài đăng ở đây, một bản nháp đã lưu trong email của bạn ở đó, hình dán hoặc tệp văn bản trên máy tính của bạn và có thể là một hoặc hai ứng dụng trên điện thoại của bạn.
Và mặc dù thông thường là tốt để phân tách công việc và vui chơi, có một nơi duy nhất cho các nhiệm vụ liên quan đến công việc của bạn là điều bắt buộc. Vì vậy, chọn phương pháp của bạn lựa chọn, và bắt đầu hợp nhất. Nó có thể ở bất cứ đâu: một danh sách viết tay bên trong kế hoạch đáng tin cậy của bạn, một tài liệu bạn giữ trên máy tính để bàn hoặc một ứng dụng trên điện thoại của bạn .
Tuy nhiên, hãy đảm bảo rằng bạn có thể thêm vào danh sách của mình từ bất cứ nơi nào, điều đó có nghĩa là nếu bạn sử dụng ứng dụng trên máy tính để bàn, bạn sẽ muốn thiết lập một hệ thống để chụp to-dos phát sinh từ máy tính của mình, chẳng hạn như bài tập bạn nhận được trong khi trong một cuộc họp Cá nhân tôi thích viết chúng xuống các ghi chú dán, sau đó xóa hoặc ném chúng sau khi tôi đã chuyển chúng vào danh sách chính.
2. Thực hiện theo Quy tắc 1-3-5
Bây giờ bạn đã có một danh sách toàn diện về tất cả mọi thứ bạn phải làm cho công việc, bạn nên xác định danh sách việc cần làm hàng ngày. Vào bất kỳ ngày nào, giả sử rằng bạn chỉ có thể hoàn thành một việc lớn, ba việc vừa và năm việc nhỏ. (Lưu ý: nếu bạn dành nhiều thời gian trong ngày cho các cuộc họp, bạn có thể cần sửa lại điều này một chút.) Trước khi nghỉ việc, hãy dành vài phút để xác định 1-3-5 cho ngày hôm sau, vì vậy bạn đã sẵn sàng để chạm đất chạy vào buổi sáng. Nếu vị trí của bạn là một nơi mà mỗi ngày mang đến nhiều nhiệm vụ bất ngờ, hãy thử để trống một nhiệm vụ vừa và hai nhiệm vụ nhỏ, để chuẩn bị cho các yêu cầu vào phút cuối từ sếp của bạn.
Có, tôi biết có thể khó khăn trong việc thu hẹp danh sách cần giảm xuống còn 1-3-5, nhưng điều quan trọng là phải ưu tiên. Dù muốn hay không, bạn chỉ có rất nhiều giờ trong ngày và bạn sẽ chỉ nhận được một số lượng hữu hạn những việc đã làm. Buộc bản thân phải chọn một danh sách 1-3-5 có nghĩa là những việc bạn đã làm sẽ là những việc bạn đã chọn để thực hiện chứ không phải là những gì vừa xảy ra để hoàn thành.
Lên kế hoạch trước như thế này cũng có nghĩa là bạn sẽ có thể có nhiều cuộc trò chuyện được thông báo hơn với người quản lý của mình khi anh ấy hoặc cô ấy bỏ đi những điều mới mẻ cần phải thực hiện ngay lập tức cũng như các công cụ để ưu tiên lại công việc khác của bạn. Ví dụ: khi một bài thuyết trình bất ngờ rơi vào lòng bạn, hãy thử: "Chắc chắn, tôi có thể gửi nó cho bạn trước 3 giờ chiều, nhưng các báo cáo Q1 sẽ không sẵn sàng cho đến ngày mai, vì tôi đã lên kế hoạch làm việc vào hôm nay . "
Kiểm tra danh sách việc cần làm 1-3-5 của chúng tôi!
3. Hoàn thành một nhiệm vụ quan trọng trước bữa trưa (Món ưa thích nhất của bạn, nếu có thể)
Tôi sẽ thừa nhận rằng điều này là khó khăn với tôi, nhưng nó hoạt động. Thực hiện một trong những nhiệm vụ lớn hoặc vừa của bạn và giải quyết nó trước tiên vào buổi sáng, trước khi gửi email ngay cả khi bạn có thể. Không có cảm giác nào tốt hơn là vượt qua một nhiệm vụ khó khăn trước bữa trưa. Tác giả Brian Tracy gọi đây là "ăn con ếch của bạn", được chuyển thể từ câu nói nổi tiếng của Mark Twain: Ăn Ăn một con ếch sống vào buổi sáng và không có gì tồi tệ hơn sẽ xảy ra với bạn trong phần còn lại của ngày. "
Người đồng sáng lập của tôi, Kathryn, thường định nghĩa "ếch" của mình vào buổi tối để chuẩn bị cho ngày hôm sau; với điều đó, cô ấy đã chuẩn bị để giải quyết chúng vào buổi sáng, và điều đó giúp cô ấy không phải thực hiện những nhiệm vụ ít dễ chịu hơn trong nhiều ngày.
4. Sử dụng Lịch của bạn làm danh sách việc cần làm
Nếu bạn thấy rằng bạn luôn đánh giá quá cao số tiền bạn có thể làm trong một ngày, một cách tiếp cận hiệu quả là đưa to-dos của bạn lên lịch, giống như một cuộc họp. Thay vì phác thảo hàng ngày của bạn vào một danh sách, hãy lên lịch cho chúng, để lại đủ thời gian cho mỗi danh sách. Gửi thông tin xác nhận W2 của bạn cho HR có thể mất 15 phút, trong khi chuẩn bị chiến lược Q1 cho nhóm của bạn có thể cần vài giờ. Điều quan trọng là phải thực tế.
Khi bạn thử phương pháp này, cũng đảm bảo rằng bạn chặn thời gian trong lịch của mình để bắt kịp email, động não hoặc các nhiệm vụ quan trọng khác nhưng không thể thực hiện được. Ví dụ: hãy thử chặn một giờ vào buổi sáng và một giờ vào buổi chiều để làm việc thông qua hộp thư đến của bạn và sau đó không dành thời gian giữa việc cố gắng xử lý email ngay khi họ đến, khi bạn thực sự có kế hoạch làm việc trên một cái gì đó khác.
5. Giảm các cuộc họp để tăng thời gian sản xuất
Cuối cùng, nếu bạn thấy bạn thực sự không thể hoàn thành những gì bạn nghĩ bạn có thể làm được trong một ngày, bất chấp mọi lời khuyên ở trên, hãy cân nhắc xem bạn có thể chịu đựng cuộc họp không.
Như nhà kinh tế học John Kenneth Galbraith từng nói, "các cuộc họp là không thể thiếu khi bạn không muốn làm gì cả." Trên thực tế, nhiều cuộc khảo sát được thực hiện về chủ đề này đã đưa ra kết luận tương tự rằng ở đâu đó giữa một phần tư và một nửa thời gian dành cho các cuộc họp là một sự lãng phí, chưa kể, bạn thực sự không thể thực hiện được việc khác của mình trong khi ngồi xuống nói chuyện với người khác.
Giải pháp: Hạn chế các cuộc họp của bạn. Trước khi lên lịch một cuộc họp, hãy suy nghĩ xem liệu điều này có thể được giải quyết bằng email hoặc cuộc gọi điện thoại trước hay bằng cách vào văn phòng của ai đó trong vài phút. Nếu một cuộc họp là bắt buộc, hãy liệt kê các mục chương trình nghị sự chính để xác định những người tham gia cần thiết và thời gian ngắn nhất bạn có thể lên lịch. Và vâng, hoàn toàn ổn khi lên lịch một cuộc họp kéo dài 20 phút, không cần phải làm tròn đến 30! Nếu bạn phải có các cuộc họp, hãy cố gắng nhóm chúng lại với nhau để có những khoảng thời gian lớn không bị gián đoạn trong ngày để công việc thực sự được hoàn thành.
Đúng vậy, sắp xếp lại và lên kế hoạch trước là cả hai khoản đầu tư trả trước nhưng chỉ cần nghĩ rằng bạn sẽ hạnh phúc như thế nào khi bạn thực sự có được danh sách việc cần làm cả ngày. Vì vậy, hãy tự tổ chức, sắp xếp tất cả mọi thứ ở một nơi, giảm thiểu sự phiền nhiễu của bạn và bắt đầu chinh phục danh sách đó (cỡ một ngày)!
