Tôi có một nỗi sợ hãi mãnh liệt về thông báo kéo dài. Chắc chắn, đó là một chút hạt, nhưng tôi từ chối để lại bất kỳ cờ đỏ trên điện thoại của tôi không bị ảnh hưởng. Điều này có nghĩa là tôi ngay lập tức mở mọi thông báo ngân hàng tôi nhận được (ngay cả khi tôi biết giao dịch mua là của tôi), mọi email tôi nhận được (ngay cả khi tôi không thực sự đọc nó ngay lập tức) và mọi văn bản tôi nhìn thấy (ngay cả khi tôi không ' t trả lời ngay).
Bạn có thể nghĩ vì điều này tôi dành mỗi giây mỗi ngày với mũi trong điện thoại của mình, nhưng tôi thì không. Tôi thực sự tiết kiệm cho mình rất nhiều rắc rối và lo lắng bằng cách liên tục xóa thông báo và tiếp cận hộp thư đến số không. Đó là khi bạn không chỉ mở, xóa và trả lời mọi email mà còn xóa nó khỏi hộp thư đến của bạn ở dạng này hay dạng khác.
Tôi đã nói chuyện với nhiều người mà tôi làm việc về lý do tại sao họ để lại rất nhiều tin nhắn chưa đọc, lảng vảng trong hộp thư đến của họ và tôi nhận được một số câu trả lời hợp lý, rất hợp lý: Hồi Nó nhắc tôi trả lời họ, -tất cả danh sách cho ngày hôm nay, tôi vẫn giữ chúng ở trạng thái chưa mở nếu tôi biết rằng tôi muốn đọc chúng vào lúc nào đó nhưng không có thời gian, bây giờ thì dễ dàng tìm thấy chúng, đó là thư rác, tôi không có thư rác để đọc nó
Nhưng tôi cũng hỏi họ rằng họ có cảm thấy tốt hơn nếu họ không có email còn sót lại không, hoặc liệu họ có nhấn mạnh để xem số lượng thông báo cao như vậy bên cạnh hộp thư đến của họ không, và hầu hết trong số họ đều đồng ý với cả hai. Bởi vì ngay cả khi bạn có những gì bạn nghĩ là một hệ thống chứng minh ngu ngốc, về mặt tinh thần, cảm giác không hoàn hảo đó, thiếu thứ gì đó, khiến mọi người chờ đợi, vẫn sẽ cằn nhằn bạn.
Vì vậy, lựa chọn tốt nhất của bạn là mở mọi thứ và xóa nó khỏi hộp thư đến của bạn.
Điều này nghe có vẻ không thể với bạn? Bạn có nghĩ rằng bạn quá sâu đến đầu gối để đến nơi tôi đang ở? Giữ chặt mũ của bạn, bởi vì tôi sắp thổi bay tâm trí của bạn và hộp thư đến của bạn trong năm bước đơn giản.
Bước 1: Tìm thời gian của bạn
Trước tiên, hãy tìm hiểu xem bạn sẽ cần bao nhiêu thời gian để hoàn thành việc này. Điều này cũng phụ thuộc vào số lượng email bạn hiện có trong hộp thư đến của bạn, số lượng càng lớn thì thời gian sử dụng càng lâu.
Nếu bạn muốn đây là một loại thỏa thuận một lần, bạn sẽ cần phải chặn một khoảng thời gian tốt. Hãy chắc chắn rằng điều này phù hợp với lịch trình của bạn. Đừng cố làm điều này khi bạn căng thẳng, quá tải hoặc trong tâm trạng tồi tệ, bởi vì đó là khi những thứ như phản ứng quan trọng rơi vào vết nứt.
Ngược lại, nếu bạn thích xử lý từng bước một, một ngày, hãy hủy đăng ký tất cả rác, một ngày khác tạo thư mục, v.v., hãy đảm bảo rằng bạn cũng sẽ chặn thời gian đó trong lịch trình của mình hàng ngày. Vật lý đưa nó vào lịch hoặc danh sách việc cần làm của bạn khiến bạn cảm thấy (nhiều hơn) bắt buộc phải hoàn thành nó.
Và cũng giống như một ghi chú, hộp thư đến số 0 sẽ không bao giờ là thứ một lần (nhưng nhiều hơn về điều đó sau).
Bước 2: Đánh giá Hộp thư đến của bạn
Tiếp theo, hãy nhìn kỹ vào những gì chúng ta đang làm việc. Chỉ cần nhìn vào không được chạm, xóa hoặc nhấp vào bất cứ điều gì. Duyệt qua chỉ các dòng chủ đề, ngày nhận và người gửi và lưu ý các xu hướng:
- Những loại email bạn nhận được một cách thường xuyên? Có phải hầu hết trong số họ là các bản tin? Thư rác? Tin nhắn từ sếp, gia đình hoặc bạn bè của bạn? Chuỗi chữ cái?
- Các dòng chủ đề là gì? Họ có cụ thể không? Họ có dễ dàng cung cấp cho bạn thông tin về nội dung?
- Họ đến từ ngày nào? Vài tháng trước? Có phải hầu hết trong số họ đến từ một ngày trong tuần?
- Ai đang gửi email cho bạn? Rất có thể là một đoạn tốt trong số họ đến từ chỉ một vài người hoặc tài khoản.
Bài tập này không chỉ giúp bạn tìm ra cách tiếp cận tốt nhất để trả lời, sắp xếp và cô đọng hộp thư đến mà còn giúp bạn nhận ra những thói quen thông thường của mình. Nếu bạn có xu hướng giữ tin nhắn trong nhiều tháng mà không kiểm tra chúng, thì đó là vấn đề chần chừ. Nếu bạn có nhiều email rác hơn công việc, đó là vấn đề ưu tiên. Nếu bạn nhận được quá nhiều từ cùng một người, đó là vấn đề giao tiếp. Và, nếu bạn nhận được số lượng lớn, giả sử, thứ Hai, đó là một vấn đề lập kế hoạch. Và hãy tin tôi, tất cả những thứ này có thể dễ dàng sửa chữa.
Di chuyển trên thị trường
Bước 3: Hủy đăng ký và spam
Điều đầu tiên chúng ta sẽ làm là bắt đầu xóa và hủy đăng ký tất cả thư rác của bạn. Bạn sẽ ngạc nhiên khi thấy sự bừa bộn này xóa đi một mình, thậm chí trước khi xử lý những thứ quan trọng.
Dưới đây là những loại bạn rất có thể nhận được:
- Email từ những người bạn luôn phản hồi
- Email từ những người bạn đôi khi trả lời
- Email từ những người bạn không bao giờ trả lời
- Bản tin và đăng ký (bạn thực sự đăng ký)
- Thông báo truyền thông xã hội
- Rác / thư rác / tin nhắn PR / người gửi không xác định
Ba loại cuối cùng này là những gì chúng ta sẽ giải quyết đầu tiên ở đây, đó là trò chơi không hoạt động, hay trò chơi cho trò chơi xếp hình vui nhộn.
Bản tin và đăng ký
Đây là những thư quan trọng nhất trong thư rác của Google, bởi vì rất có thể bạn đã đăng ký chúng vào một lúc nào đó vì một lý do chính đáng. Nó có thể là một cửa hàng mà bạn yêu thích và nhận được phiếu giảm giá từ, một cửa hàng tin tức, tạp chí khoa học, một sản phẩm làm tròn.
Vì vậy, trước khi tôi chơi cảnh sát xấu và nói rằng hãy loại bỏ tất cả các điều đó, thật lòng, đó không phải là một ý tưởng khủng khiếp nếu bạn muốn một khởi đầu mới, hãy đặt mọi thứ vào viễn cảnh và tìm hiểu xem bạn đang sử dụng cái gì. Đối với mỗi người, hãy tự hỏi mình ba câu hỏi sau:
- Bạn có thường xuyên mở chúng không?
- Nếu bạn mở chúng, bạn có thường xuyên đọc chúng không?
- Nếu bạn đọc chúng, bạn có thường xuyên sử dụng chúng không? (cho dù điều này có nghĩa là in nó ra, gửi cho bạn bè, tham khảo nó trong công việc của bạn, lưu nó và đọc lại sau)
Nếu bạn không thể trả lời những câu hỏi này, hãy hủy đăng ký và xóa. Nếu bạn không thể làm cho nó đến số ba, hủy đăng ký và xóa. Nếu bạn không thể nhớ cách bạn bắt đầu nhận chúng ở nơi đầu tiên, hãy hủy đăng ký và xóa. Nếu bạn không mở chúng đủ thường xuyên, hãy hủy đăng ký và xóa. Nếu bạn đang ở trên hàng rào, thì, FineUnroll.me là một ứng dụng sẽ giúp bạn sắp xếp hàng đống đăng ký khổng lồ để bạn không phải tự mình thực hiện công việc.
Hãy tử tế, nhưng hãy trung thực với chính mình. Bạn có thực sự sẽ nhớ sử dụng phiếu giảm giá đó trước khi nó hết hạn? Bạn có bao giờ thực sự quay trở lại và đọc bài viết đó? Bạn có thực sự quan tâm đến việc nghe về XYZ? Nếu đó không phải là một người nhiệt tình. Có! Hãy tự cứu mình khỏi cơn đau đầu sau đó và cắt dây.
Cảnh báo truyền thông xã hội
Điều này cấu thành tất cả những email bạn nhận được từ Twitter, Facebook, Instagram, LinkedIn, Medium,, Spotify, Snapchat, Skype, Venmo, tôi có bỏ lỡ điều gì không? Chà, nếu bạn nghĩ nó liên quan đến những thứ này, hãy ném nó vào đống. Một số người trong số họ có thể nói điều gì đó giống như Jes Jesse đã nhận xét về bài đăng của bạn hoặc Bạn có 25 người theo dõi mới, trong khi những người khác đang quảng cáo, kiểm tra bảo mật hoặc bản tin.
Vì lợi ích của hộp thư đến số 0, tôi sẽ nói rằng bạn nên cố gắng giữ tài khoản và phương tiện truyền thông xã hội của mình tách biệt nhất có thể. Bởi vì ngoài việc nhận được thông báo hộp thư đến, có lẽ bạn cũng nhận được thông báo qua điện thoại và số màu đỏ sáng ở góc ứng dụng của bạn, điều này cuối cùng khiến nó trở nên dư thừa.
Vì vậy, nhiệm vụ tiếp theo của bạn là truy cập vào mọi tài khoản truyền thông xã hội mà bạn có, nhấp vào Cài đặt, Cài đặt và tắt tất cả các thông báo email của bạn. Sau đó, nhấp vào cái cuối cùng mà nền tảng đã gửi cho bạn và nhấn vào Hủy bỏ đăng ký trên mạng để đảm bảo bạn cũng thoát khỏi danh sách của họ.
Cái hay của việc này là nó không phải là một quyết định vĩnh viễn mà bạn luôn có thể quay lại và thay đổi cài đặt của mình. Nhưng tôi sẽ đặt số tiền lớn mà bạn sẽ không bỏ lỡ điều gì.
Rác
Rất nhiều thứ linh tinh chúng tôi tự đưa ra, cho dù đó là vì chúng tôi cung cấp thông tin của chúng tôi cho các cửa hàng ngẫu nhiên hoặc chúng tôi liệt kê địa chỉ của chúng tôi trên phương tiện truyền thông xã hội của chúng tôi hoặc chúng tôi phản hồi với người lạ. Vì vậy, lời khuyên lớn nhất của tôi dành cho bạn là hãy luôn thận trọng trong cách bạn đưa ra email của mình và cho ai.
Nhưng một số điều không thể tránh khỏi, và đó là thứ bạn nên xóa mà không cần mở. Và đối với những người tiếp tục gửi cho bạn công cụ, hãy đảm bảo báo cáo họ là thư rác trước khi bạn xóa nó để họ sẽ không xuất hiện lại.
Bước 4: Nhận tổ chức
Khi bạn đã xử lý hầu hết các loại lông tơ và chỉ sau khi bạn xử lý lông tơ, đó là thời gian để đến với những thứ có thịt, hay ba loại hàng đầu tôi liệt kê ở trên.
Bây giờ, tôi sẽ không nói cho bạn biết cách tổ chức hộp thư đến của bạn, không có hệ thống hoàn hảo, chiến lược lý tưởng hay mỗi người thành công thực hiện phương pháp này. Bạn là người giữ thư của bạn và vì vậy bạn xứng đáng được sắp xếp nó theo ý muốn. Nhưng tôi sẽ liệt kê một vài cách tiếp cận bạn có thể thực hiện:
Sử dụng nhãn và thư mục
Đây là một lựa chọn cho những người như tôi, những người từ chối sử dụng ứng dụng khi họ có thể tự làm điều đó. Trước tiên, hãy tìm ra từng email nếu bạn phải trả lời ngay lập tức, nếu bạn cần trả lời sau hoặc nếu bạn không cần trả lời (đối với email này tôi sẽ nói mở nó ra, đọc nó và nộp hoặc xóa nó ngay tại cùng một thời điểm).
Sau đó, quyết định kế hoạch hành động của bạn. Nếu bạn cần trả lời sớm nhưng không có thời gian, hãy gắn dấu sao hoặc đặt nó vào thư mục có nhãn mệnh đề Cần trả lời với tên và ghi chú vào danh sách việc cần làm của bạn để kiểm tra lại thư mục đó.
Nếu bạn cần chờ đợi lâu hơn thì có lẽ vì bạn đang làm việc với một thứ gì đó có liên quan, hãy gửi một phản hồi ngắn cho người gửi biết bạn đã thấy tin nhắn và sẽ liên lạc lại với họ sau X ngày. Sau đó, gửi nó trong một thư mục khác có nhãn trong quá trình.
Khi đặt tên cho các thư mục của bạn, hãy đảm bảo rằng bạn cụ thể và làm cho chúng dễ nhận biết. Không có gì tệ hơn là quên nơi bạn đặt báo cáo ngân hàng hoặc thông tin bảo hiểm của mình vì thư mục được gắn nhãn Khác.
Thủ thuật quan trọng nhất để mở mọi tin nhắn tại chỗ là có một hệ thống sao lưu khác. Chắc chắn, việc sử dụng các thư mục giúp chúng được tổ chức, nhưng vì chúng đã được mở nên không có dấu hiệu cảnh báo nào để kiểm tra chúng. Vì vậy, hãy dựa vào danh sách việc cần làm, lịch trực tuyến hoặc lời nhắc trên điện thoại của bạn để đảm bảo bạn đang theo dõi khi nào bạn nhận được thứ gì đó và khi nào bạn cần quay lại với ai đó.
Sử dụng ứng dụng
Nếu cách tiếp cận đầu tiên không phù hợp với bạn, luôn có ứng dụng! Và tôi có rất nhiều để bạn thử nghiệm.
Đối với Gmail, hãy thử Inbox của Google, một công cụ tuyệt vời giúp bạn nhanh chóng quét ảnh hoặc sự kiện, sắp xếp thư thành các danh mục và thậm chí đồng bộ hóa với lịch của bạn. Ngoài ra, Boomerang, một tiện ích mở rộng cho Gmail, cho phép bạn lên lịch gửi email để gửi sau và gửi thông tin cập nhật khi bạn hoặc ai đó phải trả lời để bạn không bao giờ phải để chúng chưa mở.
Các ứng dụng tổ chức tuyệt vời khác bao gồm Sortd, tạo danh sách hữu ích, Trình tổ chức, tự động sắp xếp tin nhắn của bạn và CloudMagic, cho phép bạn báo lại các mục để quay lại sau.
Để làm cho việc kiểm tra hộp thư đến của bạn trở nên thú vị hơn hàng ngày, hãy thử Trò chơi Email, nhân đôi nỗ lực của bạn và thưởng cho bạn những phản hồi tích cực. Và đối với những người dùng di động khao khát, hãy thử Boxer, công cụ tối ưu của bạn để trả lời và sắp xếp hiệu quả và mọi lúc mọi nơi.
Bước 5: Tạo một hệ thống cho tương lai
Xin chúc mừng! Bạn (hy vọng) đã đi qua mọi email, xóa hoặc sắp xếp nó và đạt được con số đẹp đó.
Nhưng công việc không dừng lại ở đây. Bây giờ bạn phải nghĩ ra một phương pháp để duy trì điều này. Dưới đây là hai điều tôi khuyên bạn nên làm để giữ hộp thư đến của bạn ở mức thấp nhất:
Nói chuyện với mạng của bạn
Khi bạn phân tích hộp thư đến của mình ở bước hai, có người nào đó bị mắc kẹt không? Cho dù đó là vì họ gửi cho bạn nhiều tin nhắn nhất, hay vì họ có thời gian hay ngày họ thường liên lạc với bạn?
Những người chính xác này có thể giúp bạn duy trì hộp thư đến số 0 (ai sẽ nghĩ?). Khi bạn tìm ra hệ thống nào phù hợp với bạn, hãy quyết định cách bạn muốn nhận email và cho mạng của bạn biết.
Ví dụ: sếp của tôi tìm kiếm theo dòng chủ đề để tìm email cô ấy cần, vì vậy tôi luôn đảm bảo cung cấp đủ thông tin cho cô ấy trong dòng chủ đề để dễ tìm. Tương tự, chúng tôi gửi rất nhiều cập nhật không khẩn cấp qua lại. Thay vì trả lời khi họ đến, chúng tôi thiết lập một hệ thống chỉ gửi một số loại cập nhật nhất định vào một số ngày nhất định. Bây giờ tôi biết chính xác những loại tin nhắn để mong đợi, và khi nào.
Giao tiếp mở không chỉ là chìa khóa để có một luồng công việc có tổ chức, tôn trọng, mà thiếu nó cũng có thể là những gì đóng góp cho hộp thư đến điên rồ của bạn. Vì vậy, hãy ngồi xuống với sếp và đồng nghiệp của bạn và cho họ biết làm thế nào để gửi cho bạn những thứ tốt hơn và hỏi họ những gì họ thích, quá!
Cũng sẽ có lúc bạn nhận được rất nhiều email về những điều bạn có thể dễ dàng nói chuyện trực tiếp. Nếu điều này xảy ra nhiều, thay vì giao tiếp trực tuyến, hãy lên lịch các cuộc họp hàng tuần để xem qua tất cả thông tin đó.
Lịch trình thời gian email vào ngày của bạn
Mặc dù hộp thư đến của bạn có hàng trăm và hàng ngàn email chưa đọc, tôi cá là bạn sẽ kiểm tra tài khoản của mình hàng ngày, nếu không phải là hàng giờ. Vậy tại sao nó vượt khỏi tầm kiểm soát nhanh như vậy?
Tôi đoán là bạn không chủ động kiểm tra nó. Bạn có thể làm mới nó, cuộn xuống để xem ai đã gửi cái gì, và sau đó đóng lại trước khi mở hoặc thực sự đọc bất cứ thứ gì.
Hãy thay đổi thói quen đó, bắt đầu dành 15 phút vào đầu và cuối mỗi ngày (hoặc những khoảnh khắc ngắn ngủi mỗi vài giờ), để vượt qua và mở mọi thứ đi kèm. Hãy ưu tiên như mọi nhiệm vụ khác. Và sau một thời gian, bạn sẽ có thể mở, đọc, xóa, lưu trữ và đánh dấu mọi loại email bạn nhận được trong vài giây.
Điều cuối cùng tôi sẽ khuyên bạn là tách biệt tài khoản công việc và cá nhân của bạn. Bạn càng kết hợp cả hai, càng có nhiều khả năng bạn sẽ đọc được thư rác tích hợp trong tài khoản công việc của bạn và các tin nhắn quan trọng bị mất trong tài khoản cá nhân của bạn.
Tôi đã nhận thấy, sau khi xem một loạt các tài khoản của đồng nghiệp, rằng công việc của họ có tổ chức hơn rất nhiều bởi vì, dễ hiểu, họ coi trọng sự nghiệp của mình. Nhưng cuộc sống cá nhân của bạn xứng đáng được nhiều tình yêu. Vì vậy, nếu bạn không ở trong hộp thư đến số 0 ở đó, hãy cho nó thời gian và năng lượng cần thiết để được sạch sẽ. Bởi vì tôi thực sự tin rằng một cuộc sống gọn gàng, trong tất cả các lĩnh vực, là một cuộc sống hạnh phúc hơn và ít căng thẳng hơn.
Điều này có làm việc cho bạn? Bạn có bất cứ lời khuyên nào khác để hack hộp thư đến không? Tweet tôi!
