Thêm định dạng có điều kiện vào một ô trong Excel cho phép bạn áp dụng các tùy chọn định dạng khác nhau, chẳng hạn như màu, khi dữ liệu trong ô đó đáp ứng các điều kiện mà bạn đã đặt.
Để làm cho định dạng có điều kiện dễ dàng hơn, Excel hỗ trợ các tùy chọn được đặt trước bao gồm các tình huống thường được sử dụng, chẳng hạn như:
- ngày
- Dữ liệu trùng lặp
- Giá trị trên hoặc dưới giá trị trung bình trong một dải ô
Trong trường hợp ngày tháng, các tùy chọn được đặt trước sẽ đơn giản hóa quy trình kiểm tra dữ liệu của bạn cho các ngày gần ngày hiện tại - chẳng hạn như ngày hôm qua, ngày mai, tuần trước hoặc tháng tiếp theo.
Tuy nhiên, nếu bạn muốn kiểm tra các ngày nằm ngoài các tùy chọn được liệt kê, bạn có thể tùy chỉnh định dạng có điều kiện bằng cách thêm công thức của riêng bạn bằng một hoặc nhiều hàm ngày tháng của Excel.
01 trên 06Kiểm tra các ngày 30, 60 và 90 ngày quá hạn
Tùy chỉnh định dạng có điều kiện bằng cách sử dụng công thức bằng cách đặt một quy tắc mới mà Excel tuân theo khi đánh giá dữ liệu trong một ô.
Excel áp dụng định dạng có điều kiện theo thứ tự từ trên xuống dưới khi chúng xuất hiện trong Trình quản lý quy tắc định dạng có điều kiện hộp thoại.
Mặc dù một số quy tắc có thể áp dụng cho một số ô, quy tắc đầu tiên đáp ứng điều kiện được áp dụng cho các ô.
Tiếp tục đọc dưới đây
02/06Kiểm tra thời gian 30 ngày quá hạn
Đánh dấu các ô C1 đến C4 để chọn chúng. Đây là phạm vi mà chúng tôi sẽ áp dụng các quy tắc định dạng có điều kiện
- Nhấp chuộtNhà > Định dạng có điều kiện > Quy tắc mớiđể mởQuy tắc định dạng mới hộp thoại.
- Nhấn vàoSử dụng Công thức để xác định ô cần định dạng Tùy chọn.
- Nhập công thức sau vào hộp bên dướiĐịnh dạng giá trị trong đó giá trị này là đúng tùy chọn ở nửa dưới của hộp thoại:
= TODAY () - C1> 30Công thức này kiểm tra xem các ngày trong các ô từ C1 đến C4 có quá 30 ngày - Nhấn vào định dạng để mở hộp thoại Định dạng ô.
- Nhấn vàoLấp đầy để xem các tùy chọn tô màu nền.
- Chọn màu tô nền.
- Nhấn vàoPhông chữ để xem các tùy chọn định dạng phông chữ
- Đặt màu phông chữ.
- Nhấp chuộtđược hai lần để đóng hộp thoại và quay lại trang tính.
- Màu nền của ô C1 đến C4 sẽ thay đổi thành màu tô được chọn, mặc dù không có dữ liệu trong ô.
Tiếp tục đọc dưới đây
03/06Thêm quy tắc cho ngày hơn 60 ngày quá hạn
Thay vì lặp lại tất cả các bước trên để thêm hai quy tắc tiếp theo, chúng tôi sẽ sử dụng tùy chọn Quản lý quy tắc cho phép chúng tôi thêm các quy tắc bổ sung cùng một lúc.
- Đánh dấu các ô C1 đến C4, nếu cần.
- Nhấp chuột Nhà > Định dạng có điều kiện > Quản lý các quy tắc để mở Trình quản lý quy tắc định dạng có điều kiện hộp thoại.
- Nhấn vào Quy tắc mới ở góc trên cùng bên trái của hộp thoại
- Nhấn vào Sử dụng Công thức để xác định ô cần định dạng tùy chọn từ danh sách ở đầu hộp thoại.
- Nhập công thức sau vào hộp bên dưới Định dạng giá trị trong đó giá trị này là tùy chọn ở nửa dưới của hộp thoại:
= TODAY () - C1> 60Công thức này kiểm tra xem các ngày trong các ô từ C1 đến C4 có lớn hơn 60 ngày trước không. - Nhấn vào định dạng nút để mở Định dạng ô hộp thoại.
- Nhấn vào Lấp đầy để xem các tùy chọn tô màu nền.
- Chọn màu tô nền.
- Nhấp chuột được hai lần để đóng hộp thoại và quay lại Trình quản lý quy tắc định dạng có điều kiện hộp thoại.
Thêm quy tắc cho các ngày quá 90 ngày quá hạn
Lặp lại các bước từ năm đến bảy để thêm quy tắc mới.
- Để sử dụng công thức:
= TODAY () - C1> 90 - Chọn màu tô nền.
- Đặt màu phông chữ.
- Nhấp chuộtđược hai lần để đóng hộp thoại và quay lạiTrình quản lý quy tắc định dạng có điều kiện hộp thoại
- Nhấp chuộtđược một lần nữa để đóng hộp thoại này và trở lại trang tính.
- Màu nền của ô C1 đến C4 sẽ thay đổi thành màu tô màu cuối cùng được chọn.
Tiếp tục đọc dưới đây
05/06Kiểm tra các quy tắc định dạng có điều kiện
Kiểm tra các quy tắc định dạng có điều kiện trong các ô C1 đến C4 bằng cách nhập các ngày sau:
- Ngày hiện tại - ô sẽ thay đổi thành nền trắng mặc định bằng văn bản màu đen vì không áp dụng quy tắc định dạng có điều kiện nào.
- 40 ngày trước ngày hiện tại - ô sẽ chuyển sang nền màu xanh nhạt với chữ màu trắng. Công thức
= TODAY () - 40sẽ nhập ngày 40 ngày trước ngày hiện tại. - 70 ngày trước ngày hiện tại - ô sẽ chuyển sang nền màu vàng có chữ màu trắng.
- 100 ngày trước ngày hiện tại - ô sẽ chuyển sang nền đỏ sậm có chữ màu trắng.
Quy tắc định dạng có điều kiện thay thế
Nếu trang tính của bạn đã hiển thị ngày hiện tại - và nhiều trang tính làm - công thức thay thế sử dụng tham chiếu ô tới ô nơi ngày hiện tại được hiển thị thay vì sử dụng hàm TODAY.
Ví dụ: nếu ngày trong ô B4, công thức được nhập dưới dạng quy tắc để định dạng có điều kiện các ngày quá hạn 30 ngày có thể là:
= $ B $ 4> 30
Dấu đô la ($) xung quanh tham chiếu ô B4 ngăn tham chiếu ô thay đổi nếu quy tắc định dạng có điều kiện được sao chép sang các ô khác trong trang tính.
Dấu hiệu đồng đô la tạo ra cái được gọi là tham chiếu ô tuyệt đối.
Nếu dấu hiệu đồng đô la bị bỏ qua và quy tắc định dạng có điều kiện được sao chép, ô đích hoặc ô sẽ rất có thể hiển thị #REF! thông báo lỗi.
