Mối quan hệ khách hàng có thể tạo ra hoặc phá vỡ một doanh nghiệp và sự nghiệp. Nếu bạn đã làm việc với khách hàng, bạn biết rằng thiết lập sự tôn trọng lẫn nhau và mối quan hệ làm việc tốt nên là ưu tiên số một của bạn. Và nếu bạn chỉ mới bắt đầu với khách hàng, bạn sẽ học được điều này rất nhanh.
Cuộc họp đầu tiên với một khách hàng mới? Chà, đó là điều đầu tiên có thể tạo ra hoặc phá vỡ mối quan hệ.
Cho dù bạn vừa được chỉ định vào một dự án hiện có hoặc bạn đang bắt đầu kinh doanh với một khách hàng mới đóng cửa, điều quan trọng là phải gây ấn tượng ngay từ ngày đầu. Sau nhiều năm trong thế giới PR, đây là năm điều tôi luôn ghi nhớ.
1. Làm nghiên cứu của bạn trước
Giống như bạn sẽ tham gia một cuộc phỏng vấn với sự hiểu biết vững chắc về công ty, bạn nên tham gia cuộc họp khách hàng đầu tiên với ít nhất một số kiến thức cơ bản về khách hàng và doanh nghiệp của họ. Rõ ràng là bạn không thể biết tất cả mọi thứ, và khách hàng nên hiểu rằng bạn chỉ đang nhảy vào trong nhưng bạn càng có thể thể hiện kiến thức về ngành và kinh doanh của mình thì càng tốt.
Bắt đầu bằng cách biết cách phát âm tên công ty và khách hàng, và thậm chí cả các đối thủ cạnh tranh hàng đầu chỉ trong trường hợp. Có sự hiểu biết về lập trường của khách hàng trong ngành và bất kỳ thành công cũng như cuộc đấu tranh nào mà công ty phải đối mặt. Bạn thường có thể tìm ra điều này bằng cách thực hiện một số nghiên cứu trực tuyến trước thời hạn. Google liên hệ với khách hàng của bạn, công ty và ngành công nghiệp và chắc chắn kiểm tra phần tin tức cho bất kỳ xu hướng nào. Các bài viết có thể tiết lộ rất nhiều về một công ty, bao gồm lập trường của nó trong một ngành công nghiệp.
Nếu khách hàng này đã làm việc với những người khác trong công ty của bạn trước đây (hoặc đã làm việc với những người khác trong mạng của bạn), hãy tìm hiểu những gì bạn có thể từ họ. Có điều gì đặc biệt độc đáo về khách hàng này? Anh ấy hoặc cô ấy có bất kỳ thích hoặc không thích mà đồng nghiệp của bạn đã chọn? Bất kỳ lời khuyên để làm việc tốt hơn với nhau? Những sắc thái này không phải là rõ ràng; chúng cũng có thể là những thứ nhỏ nhất, lố bịch nhất. Ví dụ: một trong những khách hàng của tôi không thích các cơn co thắt (hoặc tôi nên nói, không thích các cơn co thắt). Đó là một tiểu thú cưng nhỏ bé, nhưng biết điều này giúp tôi tránh làm phiền ai đó ngay lập tức.
Cuối cùng, đáng để thực hiện một nghiên cứu nhỏ để tìm hiểu các chi tiết dường như không quan trọng về người mà bạn sẽ gặp. Bạn đã học cùng trường đại học? Có sở thích tương tự? Nó có thể không liên quan đến công việc của bạn cùng nhau, nhưng việc dệt những mẩu tin này vào cuộc trò chuyện ban đầu có thể xây dựng một mối quan hệ tuyệt vời.
2. Hãy thẳng thắn về kinh nghiệm và khả năng của bạn
Mối quan tâm chính của khách hàng sẽ là kỹ năng và kiến thức của bạn. Bạn có phải là người phù hợp để giúp đỡ công việc này không? Nhiều khả năng, bạn sẽ có cơ hội giới thiệu bản thân và đưa ra một nền tảng nhỏ, và đây là cơ hội để giải quyết những kinh nghiệm này ở phía trước. Hãy nhớ rằng: Bạn được chọn làm việc với khách hàng này vì một lý do, vì vậy đừng ngại thể hiện những gì bạn đã có.
Không chắc chắn những gì để nói trong phần giới thiệu của bạn? Sau khi nêu tên của bạn, mẫu này là một nơi tốt để bắt đầu:
Điều này không cần dài hơn một vài câu mà bạn không muốn có vẻ như bạn đang cố gắng quá nhiều và chắc chắn sẽ làm tròn nó với một lý do tại sao bạn lại hào hứng khi làm việc cùng nhau.
3. Lắng nghe và thích nghi
Khi bạn đã có cơ hội giới thiệu bản thân, hãy ngồi lại và lắng nghe. Ngay cả trong cuộc trò chuyện đầu tiên, bạn nên chọn những gì quan trọng nhất với khách hàng và anh ấy hoặc cô ấy muốn vai trò của bạn là gì. Các cuộc họp của bạn nên tập trung vào công việc và nhiệm vụ trong tay hoặc nhiều hơn về việc tìm hiểu nhau? Bạn có nên đặt câu hỏi để nhắc nhiều cuộc trò chuyện hoặc trị vì trong một cuộc trò chuyện làm mất tập trung? Bạn có nên xen vào các khuyến nghị trong suốt cuộc họp hoặc lắng nghe hoàn toàn trước khi quay lại với suy nghĩ của bạn?
Hãy chuẩn bị để thích nghi cho dù trường hợp là gì. Phản ánh tình cảm và ngôn ngữ cơ thể của khách hàng sẽ giúp bạn có ấn tượng đầu tiên, trong khi lưu ý và thích nghi với những điều này sẽ giúp ích trong tất cả các tương tác trong tương lai của bạn.
4. Đặt câu hỏi và ghi chú
Mọi người đều thích cảm thấy như một chuyên gia và được tìm kiếm chuyên môn. Dựa trên nghiên cứu trước đây của bạn, đặt câu hỏi có liên quan về khách hàng và doanh nghiệp của họ. Mối quan hệ này là mới, và bây giờ là thời điểm tốt nhất để thu thập càng nhiều thông tin càng tốt. Các câu hỏi của bạn không nên quá cơ bản đến nỗi một nghiên cứu nhỏ đã giải quyết chúng (ví dụ, Dịch vụ chính của công ty bạn là gì?) Và nên tập trung nhiều hơn vào các xu hướng bao trùm, như định hướng của doanh nghiệp hoặc ngành. Hãy thử những câu hỏi như: Thách thức lớn nhất của công ty bạn là gì? Những xu hướng đang nhìn thấy trong ngành công nghiệp này? Và, tất nhiên, đảm bảo bạn đang ghi chú kỹ lưỡng.
Ngoài ra, nếu khách hàng của bạn đang tìm kiếm một mối quan hệ cá nhân hơn, hãy thoải mái đặt câu hỏi về cuộc sống gia đình hoặc các sở thích bên ngoài. Một lần nữa, ghi chép. Biết về kế hoạch kỳ nghỉ sắp tới của khách hàng, gia đình hoặc thậm chí ưu tiên giữa trà và cà phê có thể được sử dụng trong tương lai.
5. Theo dõi nhanh
Một email nhanh chóng sau phần giới thiệu của bạn sẽ cung cấp cho khách hàng thông tin liên lạc của bạn, cho bạn cơ hội củng cố sự háo hức để được làm việc cùng nhau và cho phép bạn nhắc lại bất kỳ mục hành động nào xuất hiện trong cuộc họp của bạn. Đây có thể là một ghi chú rất ngắn gọn.
Nếu có thể, bây giờ là thời điểm tốt để làm rõ vai trò của bạn với khách hàng. Nếu bạn là người chỉ điểm kể từ bây giờ, hãy đề cập rằng trong email của bạn để không có sự nhầm lẫn di chuyển về phía trước.
Với ấn tượng đầu tiên tuyệt vời, mối quan hệ của bạn với khách hàng sẽ bắt đầu chạy. Bạn có thể mong muốn thiết lập một mối quan hệ làm việc tốt và lao vào những thứ tốt trong công việc.
